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3 astuces intelligentes pour gérer avec succès les équipes distantes

juillet
23, 2020

7 min de lecture

Opinions exprimées par Entrepreneur les contributeurs sont les leurs.


Cet article a été écrit par Mitchell Terpstra, un entrepreneur NEXT propulsé par un expert Assemble. Si vous souhaitez franchir la prochaine étape dans votre entreprise, nous vous encourageons à consulter Entrepreneur NEXT propulsé par Assemble.

Considérez un instant le paradigme actuel de neuf à cinq mégots dans la vie professionnelle américaine. D'où vient-il?

La première vague de la révolution industrielle a décollé dans les usines textiles de Grande-Bretagne au XVIIIe siècle. Il fallait des travailleurs pour faire fonctionner des métiers à tisser qui filaient le coton, le lin ou la laine à grande échelle en fil utilisé pour fabriquer des vêtements, des tapis, des tissus d'ameublement et d'autres produits.

La productivité dépendait du fait que les corps humains se rassemblaient sous un même toit et s'occupaient des machines. La dextérité humaine ou la prise de décision était nécessaire pour aider les machines à générer un rendement maximal tout en supervisant le contrôle de la qualité. Cela est devenu l'arrangement par défaut pour de nombreux secteurs de l'industrie.

De nos jours, ce script est inversé. En dehors du secteur manufacturier, la plupart des travailleurs n'ont plus besoin de se rassembler entre les mêmes quatre murs pour s'occuper de grosses machines encombrantes. En fait, les outils numériques d’aujourd’hui, plutôt que d’exiger de la présence, libèrent largement les employés du besoin de se retrouver sous un même toit. Bienvenue sur le lieu de travail dispersé.

Avant le COVID-19, environ 5% des Américains employés travaillaient à domicile ou à distance. Au plus fort des ordonnances au domicile de la pandémie, ce pourcentage est passé à 62%.

De plus, trois sur cinq ont déclaré vouloir continuer à travailler à distance, si possible.

Si vous êtes un entrepreneur qui se retrouve soudainement chargé de gérer une équipe d’employés à distance, voici trois domaines sur lesquels vous concentrer pour préparer votre équipe au succès.

1. Communiquez, communiquez, communiquez.

La communication représente plus de 90% de la gestion d'équipes distantes. Cependant, les membres de l'équipe travaillant à l'extérieur d'un espace de travail commun, de nombreuses méthodes de communication sont soudainement abandonnées.

Les rappels post-it, les discussions à la porte du bureau, les mises à jour de l'interphone téléphonique, les tables rondes ad hoc et des dizaines d'autres petites méthodes de communication en personne ne sont plus des options disponibles. Sans toutes ces options à votre disposition, la communication peut parfois devenir aléatoire ou imprudente, ce qui permet aux hypothèses de remplacer une direction claire dans l'esprit des membres de votre équipe et de faire dérailler les projets.

Au fur et à mesure que les membres de votre équipe passent au travail à distance, vos méthodes de communication devront également s'adapter. Reconnaissez l'importance de rationaliser vos communications afin que la transmission des informations importantes soit aussi efficace que possible, que les membres de l'équipe restent au courant des projets et que chacun se sente responsable sans être complètement submergé par un déluge d'appels, de courriels, de chats et bientôt.

De même, de nombreux gestionnaires frustrent souvent les membres de l'équipe en choisissant une méthode de communication inappropriée. Nous avons tous entendu la plainte "réunion qui aurait pu être un e-mail". Évitez d’être ce chef d’équipe en pensant que s’agit-il principalement d’une diffusion d’informations explicites? Allez avec l'email. Ou est-il nécessaire de faire des allers-retours importants pour générer des idées et parvenir à un consensus? Mieux vaut aller avec une conférence téléphonique ou un chat vidéo. Un avantage spécifique du chat vidéo est la possibilité pour les membres de l'équipe de capter les nombreux indices non verbaux qui sont absents de la communication écrite.

D'autre part, l'un des avantages du courrier électronique est la possibilité d'archiver les messages importants, de rechercher par mots-clés et de les récupérer en cas de besoin. Cependant, des applications gratuites comme Otter apportent également cette fonctionnalité aux conférences téléphoniques. Otter peut enregistrer les conversations vocales de votre équipe et fournir des transcriptions automatisées basées sur ces enregistrements, donnant aux membres de votre équipe un document consultable pour récupérer les informations clés plus tard, quand ils en ont besoin.

2. Assurez-vous que votre équipe dispose de ressources adéquates.

Dans votre entreprise, quelle part du premier jour ou de la première semaine d'un nouvel employé est généralement consacrée à leur présenter toutes les ressources, l'équipement et le personnel utile? Des chaises de bureau ergonomiques aux casse-croûte à faire soi-même, les premiers jours de travail ont l'aura excitante d'une séance de démonstration à l'école élémentaire.

Pourtant, toute cette réflexion sur les ressources a tendance à sortir par la fenêtre avec les travailleurs à distance. Certes, une partie de l'avantage des travailleurs à distance est de réduire les coûts, y compris sur les espaces de bureau et les ressources connexes. Et, bien sûr, cela ne signifie pas que vous devez expédier une machine à expresso coûteuse à chacun de vos travailleurs à distance. Mais leurs obstacles au succès sont vos obstacles. Une partie de vos vérifications avec les membres de l'équipe doit être de vous assurer qu'ils disposent de tous les outils dont ils ont besoin pour faciliter le flux de travail et réaliser le meilleur travail dont ils sont capables. Leur demander de réfléchir à leur flux de travail et d'identifier les blocages à la productivité peut indiquer clairement quelles ressources peuvent être en ordre.

Il est également important de considérer qu'il peut y avoir une différence entre vos travailleurs à distance plus expérimentés et les membres de l'équipe qui ont été jetés dans un travail à distance pour la première fois en raison du COVID-19. Ces derniers n'ont peut-être pas l'habitude de penser à structurer leur propre espace de travail pour le confort, la productivité et le flux de travail.

Il se peut que cela ne les installe pas avec leur propre bureau debout. Cela pourrait être aussi simple que de placer leur ordinateur au-dessus d'une pile de livres. Même de petites améliorations, comme un amplificateur Wi-Fi, des écouteurs antibruit ou une meilleure caméra s’ils présentent à des clients en votre nom, peuvent faire une énorme différence.

3. Favorisez l'esprit d'équipe.

Regardons les choses en face: les gens veulent appartenir. Particulièrement pour les Américains, le travail est l'un des principaux moyens par lesquels nous choisissons de nous définir et où nous recherchons un sentiment d'appartenance. De nombreux psychologues ont souligné que les employés ont tendance à continuer à travailler pour les entreprises lorsqu'ils entretiennent des relations positives avec leurs collègues, et que la productivité augmente également souvent.

Ce sentiment d'appartenance se complique lorsque les collègues sont dispersés et que les interactions en face à face significatives sont minimisées. Même les moments les plus ringards du lieu de travail – les célébrations d’anniversaire obligatoires, les pow-wow des refroidisseurs d’eau, la ruée vers les beignets gratuits dans la salle de repos, etc. – contribuent fortement à donner aux gens le sentiment d’être à leur place.

Sans ces possibilités de connexion, le travail à distance augmente la probabilité que les membres de l'équipe se sentent isolés les uns des autres et moins alignés sur la mission de l'organisation. En fait, selon le rapport "State of the Remote Report" de Buffer, la solitude était la deuxième réponse la plus citée par les personnes interrogées sur leurs difficultés à travailler à distance.

Pour maintenir en vie ce sentiment de camaraderie qui aide les équipes à bien travailler ensemble, les chefs d'équipe doivent créer des opportunités pour les membres de l'équipe de s'impliquer pleinement dans des interactions à distance sur le lieu de travail. Les interactions sur le lieu de travail à distance échouent souvent à être tout le travail, tout le temps.

Les chefs d'équipe doivent créer des canaux où les collègues peuvent interagir à un niveau plus personnel, peut-être pour partager des intérêts communs, établir des relations mentor-mentoré utiles ou célébrer des étapes importantes.

Si la main-d'œuvre est répartie entre les employés de bureau et les travailleurs à distance, gardez à l'esprit que les travailleurs à distance peuvent se sentir comme des employés de seconde zone, uniquement là pour soumettre les tâches terminées. Pensez à leur donner plus de rôles de leadership pour équilibrer ce sentiment d'importance perçu, même inexact, aux yeux de l'organisation.

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