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4 façons de gérer et de diriger virtuellement des équipes efficacement

août
5, 2020

6 min de lecture

Opinions exprimées par Entrepreneur les contributeurs sont les leurs.


Au cours des derniers mois, de nombreuses entreprises ont été contraintes de travailler à distance. D'autres entreprises choisissent le travail à distance plutôt qu'au bureau, en particulier lorsque les membres de l'équipe se trouvent partout au pays et dans le monde. La tendance a conduit de nombreux gestionnaires à faire face à des courbes d'apprentissage abrupts pour devenir des leaders virtuels efficaces.

«Au-delà de la douleur et de l'incertitude entourant la pandémie, cette fenêtre temporelle a modifié mon style de gestion et ma perspective sur l'intersection du sport, des médias et de la technologie de manière significative», déclare Jeff Volk, co-fondateur de GlobalVC Sports. «Nous travaillons avec les mêmes outils à notre disposition: un ordinateur, des appareils mobiles, nos relations et notre capacité à générer de la valeur grâce à eux. Bien que les outils soient les mêmes, notre environnement est différent, ce qui a conduit à la mise en œuvre de nouvelles des conditions de travail virtuelles qui nous permettent de réinventer ce que signifie réellement être «présent». »

«Cela inclut des enregistrements récurrents beaucoup plus fréquents via des outils à distance, avec des collègues, des partenaires et des pairs du secteur», déclare Volk. «Plus important encore, chaque« réunion »commence par une conversation personnelle sur les familles et la façon dont les gens gèrent le nouvel équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Je sais que nos équipes sont plus connectées à l'innovation et par conséquent plus super connectées. "

Que vous gériez une équipe pratiquement à court terme en réponse à la crise du COVID-19 ou que vous choisissiez de rendre le travail virtuel à long terme, il est important d'être proactif pour identifier et relever certains des défis uniques qui accompagnent la gestion virtuelle. La partie la plus difficile du travail à distance est de développer et de conserver la forte culture de chaque grande équipe. Dans cet esprit, voici quatre méthodes éprouvées pour une gestion et un leadership efficaces d'équipes virtuelles.

1. Standardiser et hiérarchiser les systèmes de communication

La communication est un aspect central pour garantir que votre équipe travaille ensemble, sur la même longueur d'onde et pleinement engagée. Il est plus facile de communiquer en personne, où vous pouvez voir le langage corporel, mieux lire la communication non verbale et mener plus naturellement des conversations formelles et informelles. En conséquence, une communication efficace est l'un des aspects les plus difficiles de la gestion virtuelle d'une équipe et quelque chose que les dirigeants efficaces accordent la priorité.

Une première étape importante consiste à créer des systèmes de communication. Celles-ci comprendraient des lignes directrices sur le canal de communication spécifique à utiliser, par exemple, quand répondre par e-mail, quand passer un appel téléphonique, quand passer un appel vidéo et quand créer un document plus formel.

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De plus, il est utile de créer des normes de communication. Fixez des attentes pour les réunions de sorte que les organisateurs de la réunion fournissent à l'avance les ordres du jour et le matériel nécessaire, et que toutes les personnes présentes soient pleinement engagées, minimisant le bruit de fond et respectant les heures de début et de fin. Créer des normes sur les canaux de communication et les habitudes de communication est une première étape importante vers la construction d'une culture saine et forte pour les équipes virtuelles.

2. Créez une routine de travail avec des heures de travail qui se chevauchent

L'un des avantages de la gestion virtuelle d'une équipe est que les membres de l'équipe disposent d'une flexibilité quant au moment de leur travail. Que les membres de votre équipe se trouvent dans des fuseaux horaires différents ou qu'ils équilibrent leurs responsabilités familiales et professionnelles, la possibilité de définir leur propre horaire peut aider à rendre les membres de votre équipe plus productifs et plus satisfaits de leur travail. Bien qu'il s'agisse d'un avantage important et à garder à l'esprit, il est également utile de s'assurer qu'il existe un chevauchement des heures de travail à l'échelle de l'équipe.

En cas de chevauchement, créez au moins trois à quatre heures par jour pendant lesquelles tous les membres de l'équipe sont en ligne, travaillent et sont accessibles. Même si les membres de l’équipe n’ont pas besoin de communiquer directement, avoir ce temps contribuera à la cohésion de l’équipe et augmentera son efficacité en cas de problème ou de question.

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De plus, la planification d'un enregistrement quotidien pendant cette période de travail qui se chevauche contribuera également à améliorer la communication et la culture d'équipe. Un appel vidéo à la même heure chaque jour aidera à rassembler l'équipe, à créer une routine et un rythme pour la journée et à fournir un point de vente à l'échelle de l'équipe pour des enregistrements et des mises à jour réguliers.

Avoir des systèmes de travail clairement définis

Les risques de mauvaise communication et de communication inefficace sont accrus lorsque vous gérez virtuellement une équipe. Pour minimiser ces risques, il est utile d’avoir des systèmes de travail clairement définis. Celles-ci devraient inclure la façon dont les tâches sont attribuées, comment les projets sont suivis et comment le travail est partagé et présenté.

La coordination est intrinsèquement plus difficile lorsque vous travaillez à distance, ce qui rend d'autant plus important pour les dirigeants de disposer de processus et de systèmes efficaces pour le flux de travail. S'il est important d'éviter la microgestion, disposer de systèmes de travail clairement définis vous aidera à vous assurer que votre équipe est sur la bonne voie et sur la même longueur d'onde.

Donnez la priorité à la communication individuelle

Un des aspects les plus importants d'être un bon leader est une gestion efficace du rendement. Mais le coaching se fait moins naturellement et moins fréquemment lorsqu'il est effectué virtuellement. Évitez cette erreur courante en priorisant les interactions de coaching et en les intégrant à la routine hebdomadaire, voire quotidienne de votre équipe.

Organiser régulièrement des réunions individuelles avec chacun des membres de votre équipe est essentiel non seulement pour la gestion des performances et le coaching, mais aussi pour vérifier l'état des projets et offrir des commentaires. Ils permettent également aux dirigeants de garder les membres de l'équipe concentrés sur la vision organisationnelle plus large, de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont investis et engagés, et de vérifier que tous les membres de l'équipe se sentent connectés à l'équipe et aux objectifs de l'organisation.

L’année prochaine, il sera plus important que jamais d’être un leader virtuel efficace. Apprendre à gérer une équipe vous aide virtuellement à rester flexible, à répondre aux besoins de tous les employés et à recruter et retenir les employés les plus talentueux. Bien qu'il puisse être difficile de créer le type de culture forte que possèdent toutes les grandes équipes, vous pouvez prendre des mesures distinctes pour créer virtuellement des équipes cohérentes et efficaces. Commencez par ces quatre méthodes éprouvées pour devenir un gestionnaire et un leader plus efficace.

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