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Comment améliorer la communication entre les générations sur le lieu de travail

juillet
6, 2020

6 min de lecture

Opinions exprimées par Entrepreneur les contributeurs sont les leurs.


Diverses équipes portent divers styles de travail et de communication. En tant que conférencier et formateur générationnel depuis plus d'une décennie, j'ai pu constater par moi-même à quel point l'écart de communication peut être important au sein d'équipes multigénérationnelles.

En fait, 83% des employés de la génération Z préfèrent dialoguer avec les managers en personne, mais 82% des managers pensent que leurs employés de la génération Z préfèrent communiquer par messagerie instantanée. De plus, 57% des membres de la génération Z souhaitent recevoir des commentaires plusieurs fois par semaine, mais seulement 50% de leurs gestionnaires leur en font part fréquemment.

La prolifération de la technologie mobile et la connectivité omniprésente ont créé une abondance de nouveaux canaux de communication. Le courrier électronique, le texte, le chat, les appels vidéo et la collaboration sociale sont des formes de communication relativement nouvelles qui n'existaient pas pendant la majeure partie du XXe siècle.

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La complexité de la communication s'intensifie lorsque plusieurs canaux sont combinés avec les préférences et les attentes de communication variables de chaque génération de la main-d'œuvre. Communiquer entre les générations est difficile, mais les dirigeants veulent bien faire les choses. Les cinq stratégies suivantes devraient vous aider.

1. Acquérir une conscience générationnelle

Une prise de conscience générale de la façon dont chaque génération aborde la communication est essentielle pour combler le fossé de la communication. Gardez à l'esprit que les traits générationnels sont des indices – pas absolus – mais ils peuvent vous aider à vous connecter et à influencer.

  • Les baby-boomers apprécient les communications formelles et directes, avec une préférence pour l'utilisation en face à face, par téléphone et par courrier électronique; ils apprécient les informations de base et les détails.
  • La génération X apprécie les communications informelles et flexibles avec une préférence pour l'utilisation du courrier électronique, du téléphone, du texte et de Facebook; ils apprécient une étiquette professionnelle.
  • La génération Y apprécie les communications authentiques et rapides avec une préférence pour l'utilisation du texte, du chat, du courrier électronique et d'Instagram; ils valorisent l'efficacité et une approche numérique d'abord.
  • Génération Z apprécier les communications transparentes et visuelles avec une préférence pour l'utilisation en face à face, Snapchat, YouTube, TikTok et FaceTime; ils apprécient la vidéo, la commande vocale et une approche uniquement mobile.

Étonnamment, plus de 70% des membres de la génération Z souhaitent communiquer en face à face au travail. Ils continueront de se faufiler dans et hors des canaux numériques auxquels ils sont habitués tout en recherchant plus de rencontres en face à face.

Le déficit de communication est également mis en évidence par la façon dont chaque génération utilise les émojis. Quatre-vingt-trois pour cent des utilisateurs d'émojis de la génération Z sont plus à l'aise d'exprimer leurs émotions par le biais d'émojis qu'un appel téléphonique, par rapport à la génération Y (71%), la génération X (61%) et les baby-boomers (53%).

2. Confiez-vous à la personne avec qui vous communiquez

Utilisez les générations comme indices et respectez la préférence de communication la plus largement utilisée par cette génération. Par exemple, les baby-boomers qui souhaitent se connecter à la génération Z ne doivent pas appeler et laisser un message vocal. Reportez-vous plutôt aux SMS ou aux messages instantanés. Inversement, les Gen Zers qui souhaitent se connecter avec les baby-boomers ne devraient pas les utiliser FaceTime ou DM sur les réseaux sociaux. Reportez-vous plutôt à un appel téléphonique ou à une réunion en personne.

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Il ne s'agit plus de savoir comment le communicateur veut délivrer le message voulu, mais comment l'autre personne est le plus susceptible de consommer le message.

Il est également important de faire correspondre le bon canal avec le type d'informations.

  • L'appel téléphonique est destiné à des conversations détaillées, longues, difficiles ou émotionnelles.
  • Le courrier électronique est destiné à des informations brèves, informatives et / ou pédagogiques.
  • Le chat est destiné aux annonces générales, aux actualités, aux messages informels, à la collaboration et à la socialisation d'équipe.
  • La vidéo (Zoom, FaceTime, Teams, etc.) est destinée aux conversations longues, riches en commentaires, concentrées, émotionnelles ou difficiles.

3. Miroir de la communication

Répondez aux communications en utilisant le même canal dans lequel elles ont été reçues. Par exemple, si un Gen Xer reçoit un texte d'un collègue de la génération Y, le Gen Xer ne devrait pas appeler la génération Y mais plutôt refléter la communication en renvoyant un texte.

Si l'alternance du canal de communication est indispensable, prenez le temps de récapituler la correspondance précédente dans le nouveau canal de communication.

4. Définir les attentes de communication

Si une équipe ou un individu n'a pas été explicite sur ses préférences de communication, les autres doivent deviner lequel des innombrables canaux de communication utiliser et seront généralement par défaut selon leurs préférences personnelles.

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Au lieu de cela, soyez proactif en informant les autres de la meilleure façon de se connecter avec vous. Par exemple, un employé de la génération Z pourrait mentionner qu'il préfère un SMS à un appel téléphonique dans sa signature électronique ou son profil Slack. Ou un baby-boomer pourrait mentionner qu'il préfère un e-mail à une messagerie vocale dans son enregistrement de messagerie vocale.

5. Créer un accord de communication d'équipe

L'objectif de l'établissement d'un accord de communication est de créer des lignes directrices officielles qui mettent en évidence les règles de communication d'une équipe.

Communiquer clairement sur la façon de communiquer est essentiel dans les environnements de travail high-tech et numériques d'aujourd'hui. Un accord de communication permet de définir les attentes, de créer l'adhésion de l'équipe, d'établir des limites pour protéger le travail crucial et rationaliser la communication.

Posez les questions suivantes à votre équipe multigénérationnelle pour obtenir un consensus.

  • Quels défis de communication existent actuellement au sein de l'équipe?
    • Ex: trop d'informations sensibles au facteur temps sont envoyées par e-mail au lieu du chat.
  • Quel est le canal de communication le plus utilisé par l'équipe? Est-ce le canal le plus efficace?
    • Ex: le courrier électronique est le plus répandu, mais une réduction du nombre quotidien de courriels serait la bienvenue.
  • Y a-t-il des communications qui doivent être priorisées?
    • Ex: Toutes les communications de clients actuels ou potentiels doivent être priorisées.
  • Quels types de communications ne sont pas négociables?
    • Ex: Les réunions mensuelles à mains nues, en face à face ou vidéo ne sont pas négociables afin de maintenir les relations d'équipe.
  • Quelles sont les attentes (dites et non dites) en termes de temps de réponse aux e-mails, téléphone, SMS, chat, etc.? Ces attentes sont-elles nécessaires ou appropriées pour réussir?
    • Ex: les délais de réponse par e-mail sont de 24 à 48 heures. Si la communication est nécessaire plus tôt, utilisez le texte ou le chat car les attentes de temps de réponse sont de 15 à 30 minutes.
  • Comment gérer les moments «ne pas déranger» comme les vacances, les soirées, les travaux en profondeur, etc.?
    • Ex: les jours ouvrables, les employés ne devraient pas répondre après 18 h.
  • Les horaires de travail doivent-ils être synchronisés pour permettre une collaboration plus étroite? Si oui, quelles sont les lignes directrices?
    • Ex: Tous les mardis, tous les membres de l'équipe devraient être en ligne et travailler entre 15 h et 16 h.
  • Quel canal de communication doit être utilisé en cas d’urgence uniquement?
    • Ex: les appels téléphoniques non sollicités sont destinés uniquement aux urgences et doivent être traités comme prioritaires par tous les membres de l'équipe.
  • Comment organiser les réunions pour maximiser la participation et l'efficacité?
    • Ex: réunions plus fréquentes mais plus courtes (15 minutes ou moins) dirigées par des membres de l'équipe en rotation.
  • Quelles autres actions sont nécessaires pour améliorer l'efficacité et la qualité de la communication?
    • Ex: Des répondeurs absents sont requis pour les jours de repos ou les périodes de travail ininterrompu.

Envisagez de créer un accord distinct pour toutes les communications externes avec les clients, les clients et les fournisseurs. Une fois que vous savez clairement comment communiquer, vous serez en mesure de diriger efficacement vos employés, quelle que soit leur génération.

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