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L'astuce de cinq minutes qui vous aidera à avoir des réunions plus productives

Qui a décidé que nous ne pouvions planifier que des réunions de trente minutes ou d'une heure? Imaginez si votre réunion d'une demi-heure ne prenait que vingt minutes. Ou si votre réunion de 60 minutes n'en prenait que quarante?

Oui, vous avez la permission de mettre fin aux réunions plus tôt. Et voici pourquoi vous voudrez: dans le monde incessant dans lequel nous vivons, nous évoluons rapidement et avons rarement l'occasion de réfléchir entre une réunion et la suivante ou entre une décision commerciale et la suivante. Mais vous pouvez créer une culture qui produit ce temps supplémentaire pour vous-même (et pour les autres) afin que de meilleures idées se forment et que de meilleures décisions soient prises.

Au lieu de laisser les réunions dérailler, définissez à l'avance votre intention d'atteindre votre objectif. Un objectif peut être aussi simple que de terminer cinq minutes à l’avance, de déléguer une tâche hautement prioritaire ou de prendre une décision finale qui dure depuis des mois. Une fois qu'une décision est prise et que les objectifs sont atteints, la réunion se termine.

J'ai contacté Terra Bohlmann, stratège commerciale et créatrice de La méthode Business Map ™ qui aide les femmes propriétaires d'entreprise à transformer rapidement leurs plans quinquennaux en plans d'un an, afin de découvrir comment nous pouvons libérer plus de temps pendant la journée.

Voici son système en 3 étapes à utiliser seulement cinq minutes pour aider votre entreprise à fonctionner plus facilement.

Étape 1: Réfléchissez et fermez votre boucle mentale (2 minutes)

Rédigez les notes de réunion, les décisions prises et les prochaines étapes à suivre. Ensuite, vous pouvez référencer vos notes avant votre future discussion sur ce sujet. «Considérez cela comme la création d'un classeur de notes de haut niveau auquel vous pouvez accéder à tout moment», déclare Bohlmann.

«Évitez de passer un coup de fil rapide, de consulter vos e-mails ou de solliciter les commentaires de quelqu'un d'autre. Ne tombez pas dans ces pièges, car il n’ya rien de pire que d’être en retard à votre prochaine réunion. »

Il est important de fermer la boucle mentale sur le sujet de la réunion afin que vous puissiez être prêt pour votre prochaine réunion ou tâche.

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Étape 2: Préparez votre prochaine réunion en définissant votre objectif (2 minutes)

«Maintenant que vous avez bouclé la boucle de votre précédente réunion d’affaires, il est temps de passer au sujet suivant», conseille Bohlmann. «Passez en revue toutes les notes précédentes et décidez de l'objectif principal que vous souhaitez atteindre lors de votre prochaine réunion. Si vous dirigez la réunion, notez un ordre du jour simple que vous partagerez avec les autres lorsque vous lancerez la réunion et votre objectif principal. "

Le simple fait de verbaliser votre intention quant à ce que vous voulez sortir de la réunion peut faire des merveilles pour la concentration et la productivité de chacun. Essayez d’être précis et de le verbaliser – cela peut généralement conduire à des réunions plus courtes, ce qui permet à tout le monde de gagner du temps.

Étape 3: Donnez à votre cerveau une pause bien méritée (1 minute)

«Maintenant que vous vous sentez mentalement préparé, prenez une minute pour vous calmer et vous détendre. Levez-vous, étirez-vous et respirez profondément. Cette minute est pour vous et seulement pour vous. Il permet à votre cerveau de se reposer pour que vous puissiez aborder votre prochaine réunion ou tâche avec la tête claire », note Bohlmann. «Ne vous sentez pas obligé d’arriver tôt à votre réunion pour discuter. Soyez à l'heure, soyez pleinement présent pour le groupe et terminez la réunion tôt. »

En suivant ce système de cinq minutes, vos réunions se dérouleront plus facilement et vos décisions seront meilleures. Vous pouvez mieux prendre soin de votre temps et du temps des autres. Ce ne sont pas seulement des platitudes, mais plutôt un moyen de réduire l'épuisement professionnel et les frustrations quotidiennes.

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