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Les changements physiques et comportementaux sont essentiels

Par: Jennefer Witter et Diane Karsch

Chaque jour, les entreprises de tout le pays sont confrontées à une question cruciale: alors que les États et les villes lèvent les restrictions relatives au COVID-19, comment peuvent-ils rouvrir des bureaux en toute sécurité? Des changements physiques aux changements de comportement des employés, il y a de nombreux défis à considérer.

Par exemple, comme le virus se propage via des gouttelettes en suspension dans l'air, il est important de garder les gens à distance. Une manière simple de faire ceci: leur permettre de continuer à travailler à la maison une partie du temps.

Antonio Argibay, AIA, directeur général, Meridian Design Associates, Architects, une entreprise de New York dont le travail comprend la conception d'intérieurs commerciaux, déclare:

La réduction de la densité est la meilleure solution pour réduire les risques. Vous pouvez avoir tout le monde à la maison le vendredi et ensuite travailler la moitié au bureau le lundi et le mercredi et l'autre moitié, le mardi et le jeudi.

Approches pratiques à considérer.

D'autres méthodes de bon sens incluent l'installation de filtres de meilleure qualité (tels que MERV 13 ou mieux, qui mesure l'efficacité d'un filtre) dans les systèmes mécaniques ou de climatisation pour limiter autant que possible la propagation des particules.

Argibay suggère:

Dans les bâtiments plus anciens, ouvrez les fenêtres et dans les bâtiments plus récents, faites fonctionner le système de ventilation 24h / 24 et 7j / 7. Installez des barrières autour des bureaux pour réduire la transmission aérienne si vous ne parvenez pas à limiter la densité en raison du travail que vous effectuez.

Avant l'ouverture, rencontrez le propriétaire pour savoir ce qu'il fait pour la sécurité et n'hésitez pas à faire des suggestions. Confirmez que votre propriétaire a empêché la croissance de bactéries ou de moisissures dans les systèmes de ventilation pendant que le bâtiment était fermé. Demandez-leur s'ils ont ajouté des marques où les gens doivent se tenir dans les ascenseurs et ont modifié les portes du bâtiment pour une ouverture et une fermeture mains libres.

Assurez-vous de transmettre les informations que vous recevez au personnel. De votre côté, engagez un service de nettoyage certifié pour désinfecter tout le bureau, des bureaux aux téléphones en passant par les tiroirs.

Les étapes supplémentaires consistent à décourager les gens de se rassembler dans les espaces communs, à limiter l'utilisation de la cuisine et à inciter les employés à apporter leurs propres boissons et nourriture. Respectez les directives de distanciation sociale dans les salles de conférence en indiquant clairement les distances acceptables. Évitez de créer des situations où vos employés doivent autant que possible toucher des surfaces communes.

Par exemple, gardez autant de portes que possible ouvertes et accessibles pendant les heures de bureau et évitez de partager des équipements tels que des photocopieurs sans une désinfection adéquate. Comptez sur la distribution électronique, par opposition au papier, chaque fois que cela est possible.

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Adaptez-vous à la nouvelle norme.

La transparence est essentielle au succès de la stratégie de retour de votre entreprise. Élaborer et diffuser un programme de communication détaillé axé sur les nouvelles normes (p. Ex. Port de masques, contrôles de température, lavage fréquent des mains, éloignement, etc.).

Les réunions dirigées par les leaders démontrant leur engagement envers les nouvelles procédures sont un bon point de départ. Faites savoir aux employés quelles mesures ont été prises pour protéger leur santé. Cela peut être fait quelques jours avant l'ouverture du bureau, afin que chacun soit préparé, moins anxieux et prêt à travailler dès son entrée dans le bureau.

Les dirigeants doivent donner le ton en modélisant un comportement approprié, comme le port de masques, le lavage régulier des mains et le maintien de la distance. En outre, pensez à des rappels doux sur les comportements intelligents via un interphone ou des e-mails à l'échelle de l'entreprise toutes les deux heures. Les directives des Centers for Disease Control offrent des recommandations supplémentaires pour une réouverture en toute sécurité.

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Un regard vers l’avenir.

Jusqu'à ce que les scientifiques mettent au point un vaccin contre le COVID-19, les craintes concernant la maladie persisteront. C’est pourquoi, alors que les entreprises planifient leurs futurs espaces de travail, une conception à faible densité est essentielle.

Comme le dit Argibay:

Les employés n’ont pas besoin d’être au bureau huit heures par jour, cinq jours par semaine. La planification post-COVID-19 devrait représenter moins de 70 à 80% des employés à la fois. Et pensez à des tactiques tangibles, telles que l'installation de barrières et des dispositions judicieuses qui permettent aux employés de se distancer socialement sans se sentir «coupés» de la vie de bureau.

Gardez à l'esprit que si les gens apprécient la flexibilité du travail à domicile, les employés devront quand même se rendre au bureau pour des activités difficiles à gérer à distance et pour collaborer avec leur équipe. Argibay dit:

Étant donné que les gens ne seront pas tous les jours, les besoins en bureaux et autres espaces de travail sont beaucoup moins importants. Le futur lieu de travail sera moins dense et le travailleur aura la possibilité de choisir son meilleur lieu de travail pour cette journée.

Cela peut être géré en créant des «quartiers» – un placement logique d’équipes et de sous-départements qui crée un sentiment de communauté de travail tout en évitant les considérations territoriales qui ont historiquement déterminé la conception du lieu de travail, principalement vues dans des espaces privés et individuels. Cette approche flexible et communautaire du lieu de travail va de pair avec une circulation et un large accès aux espaces d'agrément. Il doit y avoir suffisamment de place pour que les travailleurs puissent éviter les encombrements.

Les ajustements physiques prendront du temps et, dans certains cas, il sera difficile pour les entreprises de réaliser ces adaptations sans délocalisation. Assurez-vous de communiquer en permanence avec les propriétaires et le personnel, et apportez dès maintenant des modifications sensées à vos bureaux. À long terme, les futurs lieux de travail de bureau devraient offrir le confort nécessaire pour apaiser les inquiétudes des employés quant au retour au travail et les aider à rester productifs et en bonne santé.

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Jennefer Witter est le PDG / fondateur de The Boreland Group Inc., une agence de relations publiques de dix-sept ans dont le siège est à New York. Cet article a été co-écrit avec Diane Karsch.

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